Die schmerzhafte Realität des „alten Weges“

Für Andreas Zemla, ein 20-jähriges Böttcher-Veteran, der zum Salesforce-Administrator des Unternehmens wurde, waren die Reibungen real. Jedes Mal, wenn ein Vertriebsleiter SAP-Zahlen – Preise, Umsätze, Kundendaten – benötigte, musste er zum Telefon greifen oder eine E-Mail an den Vertriebsinnendienst schicken und warten.

„Früher hatten sie keinen Zugriff auf die SAP-Zahlen, Preise, Umsätze und so weiter. Jedes Mal, wenn sie etwas über ihre Kunden wissen wollten, mussten sie mit jemandem aus unserem Vertriebsinnendienst sprechen, zum Telefon greifen oder eine E-Mail schreiben.“

Stellen Sie sich die Szene vor: Ein Vertriebsleiter in den USA erhält eine dringende Kundenanfrage zu Preisen und Verfügbarkeit. Anstatt dem Kunden eine schnelle Antwort zu geben, muss er einen Kollegen mit Zugang zu SAP unterbrechen, auf eine Antwort warten und dann veraltete Informationen an den Kunden zurückgeben. Multiplizieren Sie dies mit 300 Vertriebsmitarbeitern auf drei Kontinenten, und die Ineffizienz wird atemberaubend.

Der Bedarf an strukturierten Informationen

Abgesehen von den Zugangsproblemen wurde es immer schwieriger, Informationen zu verfolgen und zu strukturieren. Clemens Schmid, der seit 25 Jahren den IT-Betrieb bei Böttcher leitet, beschreibt dies so:

„In der Vergangenheit hatten wir viele Informationen im Umlauf, aber keine davon war strukturiert. Die Vertriebsmitarbeiter verschickten sie per Post, Excel-Tabelle oder Telefonanruf, so dass die Informationen im Grunde verloren gingen.“

Für ein Unternehmen, das 60 % der weltweiten Druckmaschinen bedient, ergab sich daraus eine klare Priorität: die Verbesserung der Erfassung, Strukturierung und gemeinsamen Nutzung von Kundeninformationen durch verschiedene Teams.

Der Bruchpunkt des US-Marktes

In den Vereinigten Staaten erreichte das Problem einen kritischen Punkt. Die Vertriebsmitarbeiter im Innendienst waren zu menschlichen Mittelsmännern geworden, die Auftragsinformationen aus Kunden-E-Mails manuell in SAP übertrugen. Jeder Tastenanschlag barg ein Fehlerrisiko. Jede Minute, die mit der Dateneingabe verbracht wurde, war eine Minute, die der Kundenbeziehung gestohlen wurde.

Die Belastung der Verwaltung

Als der Vorstand von Böttcher schließlich Salesforce als CRM genehmigte, evaluierte Schmids Team drei bis vier Integrationsplattformen, um die Kluft zwischen SAP und Salesforce zu überbrücken. Die Bewertungskriterien waren klar: Minimierung des IT-Verwaltungsaufwands.

„Der technische Aufwand, der bei anderen Lösungen entsteht, der Administrationsaufwand, Backups, um zu prüfen, ob die Systeme aktuell sind und so weiter… Das ist etwas, was man vermeiden möchte“, erklärt Schmid.

Herkömmliche Integrationsplattformen – ob Middleware, ESBs oder kundenspezifische Lösungen – erforderten dedizierte technische Ressourcen, spezielle Programmierkenntnisse, separate Backup-Systeme und ständige Überwachung. Für einen IT-Leiter, der bereits SAP als Rückgrat des Unternehmens verwaltet, war die Hinzufügung eines weiteren komplexen Systems nicht das Richtige für die Anforderungen von Böttcher.

Wie bietet Vigience Overcast eine native SAP-Integration für Salesforce?

Als Böttcher mit Vigience Kontakt aufnahm, entdeckten sie eine Architektur, die darauf ausgelegt ist, den IT-Aufwand zu minimieren. Vigience Overcast arbeitet als native Salesforce-Anwendung, die direkt mit SAP verbunden ist – keine separaten Integrationsserver, keine zusätzliche zu wartende Infrastruktur. „Mit Vigience verwenden Sie es einfach und das ist gut so“, erklärt Schmid. Aus Sicht der IT-Administration war dies genau das, was Böttcher brauchte. Die Integration läuft ohne spezielle Programmierkenntnisse, separate Backup-Systeme oder ständige Überwachung. Für die Einrichtung sind nur die Anmeldedaten für das Backend erforderlich – es werden keine speziellen Programmierer benötigt. Für Andreas Zemla, der die Salesforce-SAP-Integration von der Geschäftsseite aus verwaltet, wurde sie durch die Flow-Funktionalität von Overcast zugänglich. Er verwendet Flows, um SAP-Szenarien in Echtzeit aufzurufen, Daten abzurufen, zu verarbeiten und Salesforce-Datensätze zu erstellen – und das alles ohne technische Kodierung.

SAP-Live-Daten für den Vertrieb bereitstellen

Bei der Implementierung stand das im Vordergrund, was Zemla als „die richtigen Informationen an die richtigen Leute zu bringen“ bezeichnet – eine Herausforderung, die sich in den weltweiten Niederlassungen von Böttcher unterschiedlich darstellte. Die Vertriebsleiter in Deutschland, den USA und Asien sahen sich alle mit der gleichen Einschränkung konfrontiert: Kein direkter Zugriff auf SAP-Daten. Mit Hilfe von Overcasts Echtzeit-Datenzugriffsmodus stellte Böttcher SAP-Geschäftsobjekte – Kundendaten, Preise, Umsatzzahlen und Auftragshistorie – als native Salesforce Lightning Components zur Verfügung. Ob bei der Dokumentation von Kundenbeziehungen in Deutschland oder bei der Bearbeitung von Aufträgen in den USA – die Teams in allen drei Regionen können nun auf die benötigten SAP-Informationen zugreifen, ohne Salesforce zu verlassen. Dieser Ansatz bedeutet, dass die Daten im Moment des Zugriffs direkt aus SAP gelesen werden. Wenn ein Vertriebsleiter einen Kundendatensatz in Salesforce öffnet, fragt Vigience Overcast SAP in Echtzeit über sichere HTTPS-Verbindungen ab. Die angezeigten Informationen sind nie veraltet, da sie nie in Salesforce gespeichert werden – sie werden live aus dem digitalen Kern von SAP abgerufen.

„Als wir mit Overcast begannen, konzentrierten wir uns darauf, all diese Informationen über Echtzeit-Integrationen einzubinden, damit jeder Vertriebsleiter und Verkäufer sofort und mit nur einem Klick darauf zugreifen kann“, sagt Zemla.

Wie löst die Salesforce-Auftragserfassung die SAP-Kundenauftragserstellung aus?

Für den US-amerikanischen Markt hat Böttcher die Auftragsmanagement-Funktionen von Overcast eingesetzt. Vertriebsmitarbeiter erstellen nun Aufträge direkt in der Salesforce-Oberfläche. Wenn sie einen Auftrag speichern, führt Vigience Overcast die Transaktion gegen SAP aus – der Kundenauftrag wird mit den Standard-Business-Objekten von SAP erstellt, wodurch sichergestellt wird, dass die SAP-eigenen Preisfindungsverfahren und Geschäftsregeln automatisch angewendet werden. Es handelt sich nicht um einen Datendump mit anschließendem Abgleich. Es handelt sich um eine synchrone Verarbeitung: Die SAP-Auftragsnummer wird in Echtzeit an Salesforce zurückgegeben, und etwaige Validierungsfehler von SAP werden dem Benutzer sofort angezeigt.

„Wir nutzen die Auftragserfassungsfunktion in den Vereinigten Staaten sehr intensiv. Wir erstellen also SAP-Bestellungen in Salesforce“, bestätigt Schmid.

Welche technischen Fertigkeiten sind für die Pflege der Integration erforderlich?

Hier bricht Vigience Overcast mit den herkömmlichen Integrationsmustern:

„Für Overcast braucht man keine technischen Kenntnisse. Jeder kann sich in relativ kurzer Zeit damit befassen. Was die Integration von Overcast angeht, braucht man keine Programmierer. Man braucht jemanden im Backend, der die richtigen Anmeldeinformationen bereitstellt, aber das ist auch schon alles.“

Dies spiegelt den Component Builder-Ansatz von Overcast wider – ein Low-Code/No-Code-Tool, das Integrations-APIs und Cloud-Objekte durch die Konfiguration von Metadaten und nicht durch benutzerdefinierte Kodierung erzeugt. Zemla, der aus dem Vertrieb und nicht aus der IT kommt, verwaltet die Salesforce-SAP-Integration mithilfe der Flow-Funktionalität von Overcast:

„Ich verwende viele Flow-Funktionen, und es ist wirklich hilfreich, Echtzeitszenarien in Flows aufzurufen, einige Daten zu erfassen, sie im Flow zu verarbeiten und Datensätze in Salesforce zu erstellen.“

Wie lässt sich die Lösung über globale Regionen hinweg skalieren?

Böttcher betreibt Overcast in drei regionalen Teams: Europa, USA und Asien. Jede Region hat die Implementierung an die lokalen Anforderungen angepasst:

• Deutschland/Europa: Customer 360 focus – umfassende Dokumentation und SAP-Datenzugriff für Customer Intelligence
• Vereinigte Staaten: Automatisierung der Auftragserfassung – direkte SAP-Auftragserstellung aus Salesforce
• Asien: Integriert über dieselbe Plattform mit regionsspezifischen Arbeitsabläufen

Die Teams treffen sich zweiwöchentlich, um neue Integrationsanforderungen zu besprechen und Erweiterungen von Salesforce und Overcast zu bewerten.

Warum ist die S/4HANA-Migration mit dieser Architektur einfacher?

Die nächste große IT-Initiative von Böttcher ist die Migration auf SAP S/4HANA. Da sich Vigience Overcast über Standardschnittstellen (BAPI, RFC, OData) mit SAP verbindet und nicht direkt auf die Datenbank zugreift, ist der Migrationspfad sauberer als bei Punkt-zu-Punkt-Integrationen.

Das architektonische Prinzip bei der Arbeit: Overcast bewahrt die Integrität des digitalen Kerns von SAP, während sich die Cloud-Ebene (Salesforce) unabhängig weiterentwickelt. Wenn S/4HANA Änderungen einführt – wie die Geschäftspartnerkonsolidierung, die separate Kunden- und Lieferantenstämme ersetzt – passen sich Overcast-Konfigurationen an, ohne dass die Middleware-Infrastruktur neu aufgebaut werden muss.

Die Empfehlung

Auf die Frage, ob er Vigience Overcast weiterempfehlen würde, antwortet Clemens Schmid mit fünf Jahren Produktionserfahrung: