SAP Attachments und ArchiveLink in Salesforce – neues Overcast Feature

Strukturierte und unstrukturierte SAP Daten

Wenn wir an Daten aus SAP denken, denken wir hauptsächlich an strukturierte Daten, d.h. Daten, die in der Datenbank des SAP Systems (Oracle, MS SQL Server, IBM DB2 oder SAP HANA) persistiert werden, die fast alle Informationen enthalten, die wir in der SAP GUI oder Fiori-Anwendung sehen. Tabellen in der Datenbank sind zum Beispiel:

• Geschäftspartner
• Rechnungen
• Auftragsarten

In jedem SAP gibt es etwa 100.000 Tabellen, daher ist es hilfreich, wenn Sie SAP Erfahrung in dem Bereich haben, den Sie in Salesforce integrieren möchten. Mit Vigience Overcast können Sie die Daten aus all diesen Tabellen in Salesforce integrieren – entweder durch Replikation oder in Echtzeit.

Was wir in der Regel nicht berücksichtigen, sind die „unstrukturierten Daten“, die sich innerhalb des SAP System befinden oder mit ihm verknüpft sind. Beispiele hierfür sind:

• PDF-Kopien einer Auftragsbestätigung, einer Rechnung oder eines Lieferscheins.
• Foto, das einer Kundendienstmeldung oder einem Serviceauftrag beigefügt ist und einen Fehler an einem Equipment zeigt.
• Scan eines unterzeichneten Vertrags, der dem Geschäftspartner angehängt ist.

Diese Dateien können für einen Geschäftsprozess ebenso wichtig sein wie die strukturierten Daten.

Attachment Möglichkeiten in SAP

SAP bietet mehr als eine Möglichkeit, Binärdateien zu speichern:

• GOS (Generic Object Services)
• BDS (Business Document Store)
• Archiv-Link

Je nach der Konfiguration Ihres SAP System wird das eine oder das andere verwendet.

SAP Anhänge mit Overcast

Mit der Overcast SAP Attachments Component können Anhänge zu jedem SAP Geschäftsobjekt innerhalb der Salesforce Benutzeroberfläche angezeigt werden. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für eine Auftragsbestätigung im PDF-Format.
Durch Auswahl des Anhangs wird jeder unterstützte Dateityp innerhalb der Salesforce Anwendung geöffnet.

Dokument, angehängt an einen Kundenauftrag aus SAP

Auftragsbestätigung, gespeichert in SAP Archive Link, angezeigt in Salesforce

Ein weiteres Beispiel ist das Anhängen einer technischen Zeichnung, die in SAP an das Gerät angehängt wird und in Salesforce in den Asset-Details angezeigt wird.

PDF, das das Problem veranschaulicht, angehängt an eine CS-Meldung in SAP, angezeigt im Kontext eines Falls in Salesforce

Die Installation und Integration der Komponente ist einfach: In der Overcast Komponentenbibliothek finden Sie zwei fertige Komponenten, die es Ihnen ermöglichen, Anhänge in Echtzeit in Salesforce einzubringen.

Die Attachment Components in der Overcast Component Library

Nach der Installation dieser Komponenten haben Sie zwei Möglichkeiten, sie zu nutzen:

• Anzeige im Seitenlayout eines Salesforce Objektes, das aus SAP repliziert wurde
• Einbetten in eine Overcast Component

Zum Beispiel können wir die SAP Attachments Component auf dem Seitenlayout des Kunden platzieren, wenn die Kunden aus SAP repliziert werden. Das Ergebnis würde wie folgt aussehen:

SAP Attachments, die im Kontext eines Kunden in Salesforce angezeigt werden

PDF eines Vertrags, angezeigt inline in Salesforce

Woher weiß die Komponente also, welche Anhänge sie abrufen soll?

Wenn Sie die SAP Attachments Component in ein Salesforce Objekt einbetten, kann dies im Lightning App Builder konfiguriert werden und die folgenden Einstellungen müssen vorgenommen werden:

1. SAP Business Object – SAP muss wissen, für welches Objekt es die Anhänge abrufen soll. Hier sind einige Beispiele:
   • a) KNA1 – Allgemeine Daten des Geschäftspartners
   • b) MARA – Material
   • c) VBAK – Kundenauftrag
2. Salesforce ID Reference Field – der Name des Feldes des Salesforce Objektes, das den SAP Business Object Key von SAP enthält. Beim Geschäftspartner ist dies z.B. die SAP Geschäfts-Partner-Nummer
3. Quelle – wo werden die Anhänge in SAP gespeichert? Die Optionen sind GOS, BDS und ArchiveLink.

Wenn Sie die SAP Attachments Component in eine andere Overcast Komponente einbetten, wird die Konfiguration im Overcast Component Builder vorgenommen.

Schlussfolgerung

Anhänge und Binärdaten sind ein wichtiger Bestandteil der Integration von SAP in Salesforce. Dank der Overcast Attachment Components aus der Component Library können sie im Handumdrehen integriert werden.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Overcast Ihr Unternehmen bei der Implementierung einer Salesforce-SAP-Integration von strukturierten Daten und für Anhänge unterstützen kann.