SAP Attachments und ArchiveLink in Salesforce – neue Overcast-Funktion

Strukturierte und unstrukturierte SAP Daten

Wenn wir an Daten von SAP denken, denken wir hauptsächlich an strukturierte Daten, d.h. Daten, die in der Datenbank des SAP Systems (Oracle, MS SQL Server, IBM DB2 oder SAP HANA) persistiert werden, die fast alle Informationen enthalten, die wir in der SAP GUI oder Fiori-Anwendung sehen. Tabellen in der Datenbank sind zum Beispiel:

• Geschäftspartner
• Rechnungen
• Auftragsarten

In jedem SAP System gibt es etwa 100.000 Tabellen, daher ist es hilfreich, wenn Sie SAP Erfahrung in dem Bereich haben, den Sie in Salesforce integrieren möchten. Mit Vigience Overcast können Sie die Daten aus all diesen Tabellen in Salesforce integrieren – entweder durch Replikation oder in Echtzeit.

Was wir in der Regel nicht berücksichtigen, sind die „unstrukturierten Daten“, die sich innerhalb des SAP Systems befinden oder mit ihm verknüpft sind. Beispiele hierfür sind:

• PDF-Kopien einer Auftragsbestätigung, einer Rechnung oder eines Lieferscheins.
• Foto, das einer Kundendienstmeldung oder einem Serviceauftrag beigefügt ist und einen Fehler an einem Equipment zeigt.
• Scan eines unterzeichneten Vertrags, der dem Geschäftspartner angehängt ist.

Diese Dateien können für einen Geschäftsprozess ebenso wichtig sein wie die strukturierten Daten.

Optionen für Attachments in SAP

SAP bietet mehr als eine Möglichkeit, Binärdateien zu speichern:

• GOS (Generic Object Services)
• BDS (Business Document Store)
• Archiv-Link

Je nach Konfiguration Ihres SAP Systems wird das eine oder das andere verwendet.

SAP Attachments mit Overcast

Mit der Komponente Overcast SAP Attachments können Anhänge für jedes SAP Geschäftsobjekt innerhalb der Salesforce-Benutzeroberfläche angezeigt werden. Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für eine Auftragsbestätigung im PDF-Format.
Wenn Sie den Anhang auswählen, wird jeder unterstützte Dateityp innerhalb der Salesforce-Anwendung geöffnet.

Dokument, angehängt an einen Kundenauftrag von SAP

Auftragsbestätigung, gespeichert in SAP Archiv Link, angezeigt in Salesforce

Ein weiteres Beispiel ist das Anhängen einer technischen Zeichnung, die in SAP an das Gerät angehängt wird und in Salesforce in den Asset-Details angezeigt wird.

PDF-Datei mit dem Problem, die an eine CS-Meldung in SAP angehängt ist und im Zusammenhang mit einem Fall in Salesforce angezeigt wird

Die Installation und Integration der Komponente ist einfach: In der Overcast Komponentenbibliothek finden Sie zwei gebrauchsfertige Komponenten, die es Ihnen ermöglichen, Attachments in Echtzeit in Salesforce einzubringen.

Die Anhangskomponenten in der Overcast-Komponentenbibliothek

Nach der Installation dieser Komponenten haben Sie zwei Möglichkeiten, sie zu nutzen:

• Anzeige im Seitenlayout eines Salesforce-Objekts, das aus SAP repliziert wurde
• In eine Overcast-Komponente einbetten

Zum Beispiel können wir die Komponente SAP-Attachments auf dem Seitenlayout des Accounts platzieren, wenn die Accounts von SAP repliziert werden. Das Ergebnis würde wie folgt aussehen:

SAP Attachments, die im Kontext eines Accounts in Salesforce angezeigt werden

PDF eines Vertrags, der inline in Salesforce angezeigt wird

Woher weiß die Komponente also, welche Anhänge sie abrufen soll?

Wenn Sie die SAP Attachments Komponente in ein Salesforce Objekt einbetten, kann dies im Lightning App Builder konfiguriert werden und es müssen folgende Einstellungen vorgenommen werden:

1. SAP-Business-Objekt – SAP muss wissen, für welches Objekt es die Anhänge abrufen soll. Hier sind einige Beispiele:
   • a) KNA1 – Allgemeine Daten des Geschäftspartners
   • b) MARA – Material
   • c) VBAK – Kundenauftrag
2. Salesforce-ID-Referenzfeld – der Name des Feldes des Salesforce-Objekts, das den SAP-Business-Objektschlüssel von SAP enthält. Für den Geschäftspartner ist dies zum Beispiel die SAP-Geschäftspartnernummer.
3. Quelle – wo werden die Attachments in SAP gespeichert? Die Optionen sind GOS, BDS und ArchiveLink.

Wenn Sie die Komponente SAP Attachments in eine andere Overcast-Komponente einbetten, erfolgt die Konfiguration im Overcast Component Builder.

Fazit

Attachments und Binärdaten sind ein wichtiger Bestandteil der Integration von SAP in Salesforce. Dank der Overcast Attachment Components aus der Component Library können sie im Handumdrehen integriert werden.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Overcast Ihr Unternehmen bei der Implementierung einer SAP- Salesforce Integration von strukturierten Daten und für Anhänge unterstützen kann, nehmen Sie Kontakt mit uns auf.